CEL: NADANIE STRUKTURY PRACY WARSZTATOWEJ Z GRUPAMI

Opis - Cykl Deminga PDCA:

Podejście procesowe w zarządzaniu zrodziło się z idei Business process re-engineering (BPR) zapoczątkowanej na początku lat 90 koncentrującej się na analizie i świadomym projektowaniu wszystkich procesów organizacji, lub danego przedsięwzięcia. Jest to model wykorzystywany w wielu firmach. Ponieważ zarządzanie procesowe w rezultacie prowadzi do efektywnej, skoncentrowanej na celach pracy zespołów, minimalizuje obszary ryzyka, co przekłada się na jakość świadczenia usług organizacji oraz zmniejszenia kosztów funkcjonowania.

Możesz wykorzystać podejście procesowe w nauczaniu studentów, tym samym przyzwyczajać studentów do standardów w jakich będą funkcjonować jako pracownicy.

Zarządzanie procesowe znane jest również jako zarządzanie zmianą.[1] Wiąże się ono z teoriami zarządzania jakością.

William Edward Deming  ojciec zarządzania jakością, opracował (w latach 1951, 1986) cykl ilustrujący zarządzanie procesowe w odniesieniu do wykonywania zadań i realizacji procesów.

Cykl Deminga[2] inaczej zwany PDCA obejmuje 4 etapy:

1. Planowanie – zaplanowanie tego, co chcemy osiągnąć poprzez swoje działania.
2. Działanie, wdrożenie – zrealizowanie, wykonanie tego co zaplanowaliśmy w pierwszym etapie.
3. Sprawdzanie – weryfikacja wyników naszych działań.
4. Doskonalenie, usprawnianie – wdrożenie działań nastawionych na osiągnięcie lepszych wyników.

Korzyści z zastosowania modelu:

• uporządkowany i zorganizowany sposób pracy warsztatowej;
• nastawienie na nieustanne podnoszenie jakości opracowywanych rozwiązań;
• nastawianie na wnioskowanie i ewaluację działań;
• nastawanie na monitoring zasobów wykorzystywanych w pracy;
• forma pracy rozwijająca potencjał studentów zarówno zdolnych i mniej zdolnych;
• forma angażująca studentów w samodzielne działanie.

Strukturę można zastosować do:

• prowadzenia projektów laboratoryjnych;
• planowania i prowadzenia konwersatoriów;
• prowadzenia ćwiczeń, projektów grupowych.

__________________________________________________________________________

Instrukcja jak prowadzić projekt z wykorzystaniem cyklu Deminga

Aby cykl Deminga był skuteczny, w każdym z czterech etapów należy wykonać pewne czynności.

Etap I „Planowanie” to dokładna analiza obecnej sytuacji oraz wskazanie i opisanie procesów, które wymagają ulepszenia.

W jego ramach należy zdefiniować proces, który zamierza się usprawnić wskazując jego:

• początek,
• koniec,
• istotę.

Następnie:

• opisać usprawniany proces, stworzyć listę kluczowych zadań dla procesu – określić ich sekwencję,
• przydzielić pracowników zaangażowanych,
• uwzględnić warunki otoczenia – niezbędne narzędzia, metody i materiały.

Zdefiniuj:

• uczestników wewnętrznych i zewnętrznych, klientów, dostawców, a także operatorów procesu;
• oczekiwania klientów – wskaż czego chcą, na kiedy i gdzie;
• określ jakie dane należy zbierać podczas wykonywania procesu w celu monitorowania jego przebiegu i jakości;
• opisz zaobserwowane problemy związane z ulepszanym procesem oraz wskaż przyczyny i ich wpływ na proces. W jaki sposób owe problemy mogą zaburzać jego przebieg;
• określi potencjalne możliwość zmiany i rozwiązania oraz określi zakres ich wpływu;
• wybierz najbardziej obiecujące rozwiązanie (ewentualnie rozwiązania).

Etap II „Wdrażanie” to moment, kiedy testujesz plan. Mała skala działania minimalizuje skutki możliwości niedociągnięć i dostarcza materiałów, wniosków służących usprawnianiu modyfikowanego procesu. Na tym etapie możesz instruować i szkolić swój zespół.

• Przeprowadź badanie pilotażowe lub eksperyment, przetestuj wpływ potencjalnych rozwiązań na realizację założonego celu.
• Określ wskaźniki badania jakości realizacji procesu.

Etap III „Sprawdzanie”

• Przestudiuj i sprawdź w jakim stopniu wybrane i podjęte działania doskonalące pozwoliły osiągnąć założony cel.
• Oceń i na podstawie osiągniętych rezultatów podejmij decyzję o tym, czy próbny plan działania się powiódł i czy możesz go powtórzyć.

Często pierwotne rozwiązanie musi zostać zmodyfikowane lub odrzucone. Jeśli widzisz konieczność modyfikacji rozpocznij od etapu I lub II zależnie od oczekiwań i zdiagnozowanych przyczyn niepowodzenia lub niskiej jakości.

Etap IV „Ulepszanie”

• wybierz najlepszą proponowaną zmianę lub rozwiązanie,
• rozwiń i wprowadź plan w życie,
  • określ co powinno być zrobione?
  • kto powinien być zaangażowany?
  • do kiedy plan powinien zostać wykonany?
• standaryzuj rozwiązanie – opisz procedury wykonania,
• kontroluj realizację procesu.

Kiedy zakończysz ostatni etap powróć na początek cyklu. Może jeszcze jest coś, co możesz usprawnić w procesach Twojej organizacji? Cykl Deminga można wykorzystać do poprawy, udoskonalenia danego procesu w określonym projekcie, ale także do większych zmian, np. w koncepcji działania całej firmy, organizacji.

Przykład:

• http://asq.org/learn-about-quality/project-planning-tools/overview/pdca-cycle.html

[1] Definicja Business process re-engineering (BPR):  http://www.businessdictionary.com/definition/business-process-reengineering-BPR.html, 02.10.2015
[2] Cykl Deminga: http://www.governica.com/Cykl_Deminga (dostęp 02.10.2015)

* Opis pochodzi z publikacji „Zbiór metod i narzędzi dydaktycznych. Pedagogical Evolution toolbox” opracowanej przez Karolinę Mikołajczak, Mateusza Stasiaka, Aleksandrę Krysiak, która została udostępniona dla nauczycieli projektu InnoEnergy do nieodpłatnego korzystania.

Numer ISBN: 978-83-946346-0-5

Time: 6-10 minutes (reading time) Group size: 2-300 people

Equipment: Computer / Laptop / Tablet / Smartphone 

GOAL: STRUCTURING GROUP WORKSHOPS
 

Description:

The process approach to management was born from the idea of Business process re-engineering (BPR) launched at the beginning of the 90s, which was focused on the analysis and design of all conscious processes of the organization or the project. This model is used in many companies as the management process leads to effective teamwork that is focused on the goals, minimizes risk areas, which is reflected in the quality of organization services and reduce costs. 

You can use a process approach in teaching students, thereby accustom students to the standards in which they will function as employees. Process management is also known as change management.[1] It is related to the theories of quality management. 

William Edward Deming father of quality management developed (in 1951, 1986) cycle that illustrates the process management in relation to the tasks and processes. 

Deming Cycle[2] otherwise called PDCA includes 4 stages: 

1. Plan – planning of what we want to achieve through our actions.
2. Do - realization, execution of what we have planned in the first stage.
3. Check - verification of the results of our actions.
4. Act – implementation of actions aimed at achieving better results.

Benefits for teachers from the application of this model: 

• ordered and organized workshop work;
• approach to continually improve the quality of developed solutions;
• focus on constant inference and evaluation of activities;
• concentration on monitoring resources used at work;
• form of work that develops the potential of students, both more or less talented;
• method of work that engages students to act independently.

The structure can be applied to:

• laboratory projects;
• planning and conducting seminars;
• leading exercises, group projects.

_____________________________________________________________________________ 

Instructions on how to do project using the Deming cycle 

For Deming cycle to be effective, in each of the four stages certain actions has to be performed. 

Stage I "Planning" is a thorough analysis of the current situation as well as identification and description of the processes that need to be improved. 

In this framework one must define a process that intends to be improved pointing his: 

• start,
• end,
• essence.

Next: 

• describe improved process, create a list of key tasks for the process - determine their sequence,
• assign involved employees,
• take conditions of the environment into account - the necessary tools, methods and materials.

Define: 

• internal and external participants, customers, suppliers, as well as process operators;
• customer expectations - point to what they want, when and where;
• specify what data should be collected during the process in order to monitor its progress and quality;
• describe observed problems associated with improved process and point to the causes and their impact on the process. How these problems can interfere with its course;
• determine the potential ability to change and solutions, determine the extent of their impact;
• select the most promising solution (or solutions).

Stage II "Implementation (Do)" is the moment when the plan is tested. The small scale of operation minimizes the possibility of deficiencies and provides materials and conclusions aimed to improve the modified process. At this stage, you can instruct and train your team. 

• Conduct a pilot study or experiment, test the impact of potential solutions on the realization on the objective.
• Identify indicators of process quality test.

Stage III "Checking"

• Study and check the extent to which selected and undertaken improvement actions allowed to achieve your goal.
• Rate and make a decision that is based on achieved results, about whether a trial action plan has succeed and if you can repeat it.

Often the primary solution must be modified or rejected. If you see a need to modify, start with stage I or II depending on the expectations and diagnosed causes of failure or poor quality. 

Stage IV „Improvement (Act)” 

• select the best proposed modification or solution,
• expand and bring your plan into action,
  • specify what should be done?
  • who should be involved?
  • to when the plan should be executed?
• standardize the solution - review the implementation procedure,
• inspect the process implementation.

When you finish the last step, return to the beginning of the cycle. Maybe there is something you can improve in the processes of your organization? Deming Cycle not only can be used to improve process in a specific project, but also to larger changes such as concept of operations in entire company or organization.

For Example:

• http://asq.org/learn-about-quality/project-planning-tools/overview/pdca-cycle.html

[1] Definition by Business process re-engineering (BPR): http://www.businessdictionary.com/definition/business-process-reengineering-BPR.html, 02.10.2015 
[2] Deming Cycle: http://www.governica.com/Cykl_Deminga (access 02.10.2015)

ISBN Number: 978-83-946346-0-5 
* The description comes from the publication "A collection of teaching methods and tools. Pedagogical Evolution toolbox ”developed by Karolina Mikołajczak, Mateusz Stasiak, and Aleksandra Krysiak, which has been made available to teachers of the InnoEnergy project for free use.